Caso de estudo
Como a MLClinic passou a atender todas as chamadas
A MLClinic é uma clínica médica e dentária em Cascais, dirigida pela Dra. Mafalda Lobo, e foi o primeiro cliente da Loominary. Com a Maria a atender o telefone e o WhatsApp, a clínica passou a marcar mais 22 consultas por mês, reduziu em 70% o trabalho da recepção ao telefone e deixou de perder chamadas, 24 horas por dia.
Por Jorge Ferreira, fundador da loominary · LinkedIn·
Bom dia, tenho uma dor forte num dente desde ontem. Têm vaga hoje?
Bom dia, lamento a dor. Hoje a clínica está fechada, mas tenho vaga segunda-feira às 9h00, a primeira do dia. Quer que marque?
Sim, por favor.
Marcado para segunda-feira às 9h00. Fica aqui a confirmação, com a morada e a hora. Se a dor agravar entretanto, dirija-se a uma urgência.
Consulta marcada na agenda · confirmação enviada nesta conversa · equipa avisada na segunda de manhã
MLClinic · Medicina dentária e estética · Cascais
+22
consultas por mês
consultas recuperadas que antes se perdiam
-70%
trabalho da recepção ao telefone
menos tempo ao telefone, mais tempo com o paciente
0
chamadas perdidas
todas as chamadas atendidas, 24 horas por dia
O problema: uma pessoa na recepção e três funções
A recepção da MLClinic tinha uma pessoa a atender ao balcão, a cobrar e a atender o telefone, tudo ao mesmo tempo. Quando estava com um paciente, o telefone tocava e ninguém atendia. Fora de horário, as mensagens de WhatsApp acumulavam-se até ao dia seguinte. Não havia registo de quantas chamadas se perdiam, porque o que não se atende não fica em lado nenhum.
A solução: a Maria ao lado da equipa
Instalámos a Maria, a assistente de atendimento com IA da Loominary, ligada ao telefone e ao WhatsApp da clínica e à agenda que a equipa já usava. Quando a recepção não consegue atender, a Maria atende: em português de Portugal, com a lista de tratamentos, seguros e horários da clínica. Marca a consulta directamente na agenda e envia confirmação por WhatsApp.
- Chamadas: atendidas em segundos quando a recepção está ocupada ou fechada
- WhatsApp: respostas imediatas, com marcação incluída
- Agenda: consultas registadas sem intervenção da equipa
- Urgências: encaminhadas para a primeira vaga ou para o contacto certo
A implementação
- Auditoria de 15 minutos às chamadas e mensagens perdidas
- Configuração da Maria com os tratamentos, seguros e horários da clínica
- Ligação ao telefone, ao WhatsApp e à agenda
- Duas semanas de acompanhamento diário e afinação das respostas
Sem interrupção do serviço e sem mudar o software da clínica.
O que mudou para a equipa
A recepção deixou de interromper o atendimento presencial para correr ao telefone. As marcações fora de horário passaram a aparecer na agenda de manhã, já confirmadas. O tempo ao telefone caiu 70%. As 22 consultas a mais por mês não vieram de mais publicidade: vieram de chamadas e mensagens que já chegavam à clínica e se perdiam.
Perguntas frequentes
Perguntas sobre este caso
Os números são reais?
Sim. São os números do primeiro mês com a Maria a atender, medidos na agenda da clínica e nos registos de chamadas. Não são projecções.
A MLClinic mudou de software de gestão?
Não. A Maria ligou-se à agenda que a clínica já usava. A equipa continuou a trabalhar nas mesmas ferramentas.
Posso falar com a clínica?
Sim. Com autorização da Dra. Mafalda Lobo, fazemos a ponte para uma referência directa durante a auditoria gratuita.
Quer o mesmo resultado na sua clínica?
Começa com uma auditoria gratuita de 15 minutos: quantas chamadas perde, quantas consultas isso representa e o que é preciso para recuperar.