Rececionista virtual com IA
Assistente virtual para clínicas, ao telefone e no WhatsApp.
A Maria é o assistente virtual da Loominary para clínicas em Portugal. Quando a recepção está ocupada ou fechada, atende as chamadas e as mensagens de WhatsApp, responde sobre horários, tratamentos e seguros e marca a consulta na agenda da clínica. Fala português de Portugal e trabalha ao lado da equipa, sem a substituir.
- Português de Portugal
- 24 horas por dia
- A funcionar em 1 a 2 semanas
Por Jorge Ferreira, fundador da loominary · LinkedIn·
- Paciente
Boa tarde, queria remarcar a consulta de quinta. Afinal não consigo ir.
- Maria
Boa tarde, fala a Maria, a assistente virtual da clínica. Trato já disso. Tenho sexta às 9h30 ou segunda às 17h. Qual dá mais jeito?
- Paciente
Sexta às 9h30.
- Maria
Fica remarcada para sexta às 9h30. Envio-lhe a confirmação por WhatsApp para este número.
Consulta remarcada na agenda da clínica · confirmação enviada por WhatsApp
Uma pessoa na recepção não chega para o telefone
A recepcionista recebe quem chega, cobra, organiza a agenda e atende o telefone, tudo ao mesmo tempo. Quando está com um paciente ao balcão, a chamada seguinte fica a tocar. Ao almoço, depois das 18h30 e ao sábado, ninguém atende. Uma recepcionista a tempo inteiro cobre 40 das 168 horas da semana, e as contas desse custo estão em recepcionista virtual: como comparar o custo.
Rececionista virtual, recepcionista virtual ou agente de IA?
É a mesma coisa com nomes diferentes. Com o Acordo Ortográfico escreve-se rececionista; muita gente, e este site, ainda escreve recepcionista. Agente de IA é o nome técnico. Em qualquer dos casos é um sistema que atende como a recepção atenderia, com a informação da clínica, e que marca consultas em vez de só anotar um contacto para alguém ligar depois.
Como funciona
Da chamada à consulta marcada
- 01
Atende e identifica-se
Chamada ou WhatsApp, a Maria responde em segundos e apresenta-se como assistente virtual da clínica.
Sem esperas nem voicemail
- 02
Responde com a informação da clínica
Horários, morada, tratamentos, médicos e seguros aceites, como foram configurados para a sua clínica.
Português de Portugal
- 03
Marca, confirma e reagenda
Directamente na agenda que a clínica já usa, com confirmação por WhatsApp e lembrete antes da consulta.
Sem erros de transcrição
- 04
Passa à equipa
Situações delicadas, reclamações e perguntas clínicas ficam com a recepção, que vê o pedido e decide.
A equipa tem a última palavra
Resultados reais
A rececionista virtual na MLClinic
Na MLClinic, em Cascais, uma pessoa atendia o balcão, cobrava e atendia o telefone. Com a Maria a atender o telefone e o WhatsApp, estes foram os números do primeiro mês, com a mesma equipa.
MLClinic
Medicina dentária e estética · Cascais
+22
consultas por mês
consultas recuperadas que antes se perdiam
-70%
trabalho da recepção ao telefone
menos tempo ao telefone, mais tempo com o paciente
0
chamadas perdidas
todas as chamadas atendidas, 24 horas por dia
O que um assistente virtual não faz
Não recebe o paciente à porta, não cobra e não gere o consultório. Não dá diagnósticos nem conselhos clínicos. Não lida com um paciente zangado ou com uma situação delicada: passa à equipa. E quando não sabe a resposta, diz que vai pedir à recepção, em vez de inventar. A ideia é tirar o telefone que ninguém atende das costas da equipa, como explicamos em recepcionista virtual com IA vs. humana.
RGPD e Regulamento Europeu da IA
A Loominary trata os dados como subcontratante da clínica, com contrato de tratamento de dados. Os dados são encriptados e não são partilhados com terceiros. O paciente é informado de que está a falar com um sistema automático, como exige o Regulamento Europeu da IA para quem fala com uma IA.
Instalação em 1 a 2 semanas
Depois da auditoria gratuita, configuramos a Maria com os tratamentos, seguros, horários e médicos da clínica e ligamo-la ao telefone, ao WhatsApp e à agenda. A formação da equipa leva menos de 30 minutos e o serviço não pára durante a instalação. Se o que lhe interessa é sobretudo o WhatsApp, veja o assistente de WhatsApp para clínicas.
Por tipo de clínica
Cada especialidade recebe chamadas diferentes
Clínicas dentárias
Dor de dentes ao sábado, avaliações para implantes, limpezas, pedidos de orçamento e faltas.
Fisioterapia
Muitas sessões por paciente, remarcações constantes e perguntas sobre seguros e acordos.
Clínicas de estética
Pedidos de preço no WhatsApp, consultas de avaliação e mensagens que chegam das campanhas.
WhatsApp da clínica
Respostas, marcações e lembretes no número da clínica, a qualquer hora do dia.
Perguntas frequentes
Perguntas sobre o assistente virtual
A rececionista virtual substitui a minha recepcionista?
Não. Atende o telefone e o WhatsApp quando a recepção não pode. A recepcionista fica com o balcão, com os pacientes à frente dela e com tudo o que precisa de uma pessoa.
Fala português de Portugal?
Sim, com sotaque e vocabulário portugueses, e usa os nomes dos tratamentos e dos seguros da sua clínica.
O que acontece quando o assistente não sabe responder?
Diz ao paciente que vai passar o pedido à recepção e a equipa fica a saber. Não improvisa respostas sobre preços, tratamentos ou saúde.
Funciona com o meu software de gestão?
Integramos com os principais softwares de gestão clínica em Portugal. Na auditoria gratuita verificamos a compatibilidade com o seu.
Quanto custa uma recepcionista virtual?
Uma implementação inicial mais uma mensalidade fixa, que depende do volume de chamadas e dos canais. Apresentamos os valores na auditoria gratuita, depois de ver o volume real da clínica.
Como vejo a Maria a trabalhar?
Peça uma demonstração. Falamos consigo no WhatsApp ou o Jorge liga-lhe, e mostramos a Maria a marcar e a reagendar consultas numa clínica de exemplo.
Quantas chamadas a sua recepção não consegue atender?
A auditoria gratuita de 15 minutos responde a isso com os números da sua clínica.