Gestão Clínica·7 min de leitura·
Rececionista virtual: como comparar o custo com uma rececionista a tempo inteiro
A pergunta que mais recebemos é "quanto custa?". A resposta honesta é que depende do volume de chamadas da clínica, e que a pergunta certa é outra: quanto custa o que tem hoje, e o que é que isso cobre. Este artigo faz as duas contas e mostra cada pressuposto, para que possa trocar pelos seus.
Por Jorge Ferreira, fundador da Loominary · LinkedIn·
O que custa uma rececionista a tempo inteiro
Comece pelo que já paga. O salário é só uma parte. Aqui vai um exemplo com um salário bruto de €1.000, que pode ajustar ao seu caso.
| Rubrica | Pressuposto | Por ano |
|---|---|---|
| Salário bruto | €1.000 × 14 meses | €14.000 |
| Segurança Social a cargo da entidade patronal | 23,75% | €3.325 |
| Subsídio de alimentação | €6 por dia × 22 dias × 11 meses | €1.452 |
| Seguro de acidentes de trabalho, medicina do trabalho, formação | estimativa | €400 |
| Total | cerca de €19.200 |
Agora a parte que quase ninguém põe na conta: essas €19.200 compram 40 horas por semana. A semana tem 168. A receção está coberta 24% do tempo, e as chamadas das 18h30 às 20h, as de sábado e as da hora de almoço caem fora. Tire ainda 22 dias de férias, os feriados e as baixas, e cada hora de receção efetivamente coberta fica mais cara do que parece.
E há o problema das chamadas em simultâneo. Uma pessoa atende uma chamada de cada vez. Quando a segunda toca, ou fica perdida ou fica alguém ao balcão à espera. Já fizemos a conta ao que isso custa no artigo sobre chamadas perdidas numa clínica dentária: à volta de €12.000 por ano numa clínica com 10 chamadas perdidas por dia.
O que custa uma rececionista virtual
No mercado há três modelos de preço. Uma mensalidade fixa, independente do volume. Um preço por chamada ou por minuto, que fica barato com pouco volume e caro com muito. E um preço por conversa, mais comum no WhatsApp. Quase todos têm um custo inicial de implementação, que paga a ligação à agenda, a configuração das respostas e a formação da equipa. Pusemos lado a lado as quatro formas de atender todas as chamadas, incluindo o call center e o chatbot com menus, em as 4 alternativas comparadas.
Na Loominary o modelo é uma implementação única mais uma mensalidade fixa, sem custo por chamada nem por mensagem. Não publicamos tabela porque é tudo feito à medida: o valor depende dos canais (telefone, WhatsApp, os dois), das integrações com o software de gestão, como a integração com o iMed, e do número de unidades. Uma clínica com um médico não paga o mesmo que uma com seis. Mostramos os números no diagnóstico gratuito, depois de ver o volume real. O que podemos dizer desde já é que cobre as 168 horas da semana, não 40, e que a comparação se faz com os seus números, não com os nossos.
A comparação certa não é salário contra mensalidade
Se comparar só os dois números, está a comparar coisas diferentes. Estas são as linhas que interessam:
| Rececionista a tempo inteiro | Rececionista virtual | |
|---|---|---|
| Horas cobertas por semana | 40 | 168 |
| Chamadas em simultâneo | 1 | Sem limite prático |
| Férias, baixas, feriados | Sem cobertura ou substituição paga | Sem interrupção |
| Atende ao balcão, recebe o paciente, gere o consultório | Sim | Não |
| Lida com situações delicadas ou pacientes difíceis | Sim | Passa à equipa |
| Custo por chamada atendida | Sobe quando o volume desce | Fixo ou desce com o volume |
A leitura que fazemos, e que a maioria dos gerentes com quem falamos acaba por fazer, é que a rececionista virtual não substitui a rececionista. Substitui o telefone que ninguém atende. Escrevemos sobre isso em rececionista virtual com IA vs. humana. A clínica que só tem uma pessoa na receção fica com essa pessoa disponível para quem está à frente dela, o que é a melhor coisa que pode acontecer ao balcão. O que o nosso assistente virtual para clínicas faz, e o que não faz, está explicado na página dele.
Quando é que não compensa
Se a sua clínica tem um médico, recebe 15 chamadas por dia e a rececionista atende todas, não precisa disto. Uma rececionista virtual compensa a partir do momento em que há chamadas a perder-se: ou porque chegam ao mesmo tempo, ou porque chegam fora de horas, ou porque a pessoa da receção não pode estar ao telefone e ao balcão em simultâneo. Se não sabe se é o seu caso, o registo de chamadas não atendidas da operadora diz-lhe em cinco minutos, e a calculadora de chamadas perdidas transforma esse número em consultas e euros.
Perguntas a fazer a qualquer fornecedor antes de assinar
- Fala português de Portugal, com sotaque de Portugal? Peça para ouvir. Muitos sistemas são treinados em português do Brasil e os pacientes notam na primeira frase.
- Liga-se à agenda da clínica, ou só recolhe o contacto para alguém ligar depois? Se for a segunda, está a pagar um atendedor de chamadas caro.
- O que faz quando não sabe responder? A resposta certa é "passa a chamada ou avisa a equipa", não "inventa".
- Onde ficam os dados e quem é o subcontratante? Peça o contrato do artigo 28.º do RGPD. Explicamos o que exigir em WhatsApp para clínicas: o que o RGPD permite.
- Quanto tempo demora a instalar e o que precisa da clínica? Uma a duas semanas é o normal.
- Posso experimentar com uma chamada real antes de decidir? Se não puder, desconfie.
