Atendimento por WhatsApp
Assistente de WhatsApp para clínicas, ligado à sua agenda.
A Loominary instala na sua clínica um assistente de WhatsApp com IA, a Maria. Responde aos pacientes no número da clínica, marca, confirma e reagenda consultas na agenda que já usa e envia lembretes que pedem resposta. Funciona 24 horas por dia, em português de Portugal, e passa à equipa o que precisa de uma pessoa.
- No número da clínica
- A funcionar em 1 a 2 semanas
- Conforme o RGPD
Por Jorge Ferreira, fundador da loominary · LinkedIn·
A sua clínica
online
- Terça-feira
Boa noite. Queria marcar uma consulta de avaliação, de preferência ao fim da tarde.
21:14Boa noite, sou a Maria, a assistente virtual da clínica. Tenho quinta-feira às 18h00 ou segunda às 18h30. Qual prefere?
21:14Quinta às 18h.
21:15Fica marcado: quinta-feira, 18h00. Na véspera envio-lhe um lembrete. Se precisar de mudar, basta responder a esta mensagem.
21:15
Porque é que o WhatsApp da clínica fica sem resposta
O paciente escreve no WhatsApp porque é mais fácil do que ligar, e escreve quando pode: à hora de almoço, às 21h, ao domingo. Do lado da clínica, quem responde é a mesma pessoa que atende o telefone e recebe os pacientes ao balcão. As mensagens esperam. Quem pergunta por uma vaga às 21h e só tem resposta no dia seguinte a meio da manhã, muitas vezes já marcou noutro lado.
Depois há o número. Em muitas clínicas o WhatsApp é o telemóvel pessoal de alguém da recepção, com conversas de pacientes num aparelho que não é da clínica. Explicamos porque é que isso é um problema em WhatsApp para clínicas: o que o RGPD permite.
Chatbot de WhatsApp ou assistente ligado à agenda?
Um chatbot de menus encaminha ("carregue 1 para marcações") e no fim alguém da clínica tem de pegar na conversa. A Maria lê o que o paciente escreve, por palavras dele, vê os horários livres na agenda da clínica e marca. A consulta fica registada sem ninguém copiar nada para o software de gestão.
Como funciona
Marcações por WhatsApp, passo a passo
- 01
A Maria responde e apresenta-se
Em segundos, no número da clínica. Na primeira mensagem diz que é a assistente virtual da clínica, um sistema automático, e como falar com a recepção.
24 horas por dia
- 02
Marca na agenda que já usa
Propõe horários livres reais, marca a consulta e envia a confirmação com a data, a hora e a morada.
Sem mudar de software
- 03
Lembra e pede resposta
Antes da consulta, envia um lembrete: 1 para confirmar, 2 para remarcar. Quem responde 2 recebe logo horários alternativos.
24 a 48 horas antes
- 04
Passa à equipa o que é da equipa
Sintomas, reclamações e perguntas a que não sabe responder vão para a recepção. A Maria não inventa respostas.
Sem diagnósticos
Resultados reais
O que mudou na MLClinic, em Cascais
Clínica médica e dentária, o primeiro cliente da Loominary. Antes, as mensagens de fora de horas esperavam pelo dia seguinte. Números do primeiro mês com a Maria no telefone e no WhatsApp.
MLClinic
Medicina dentária e estética · Cascais
+22
consultas por mês
consultas recuperadas que antes se perdiam
-70%
trabalho da recepção ao telefone
menos tempo ao telefone, mais tempo com o paciente
0
chamadas perdidas
todas as chamadas atendidas, 24 horas por dia
O que o assistente de WhatsApp não faz
- Não dá conselhos clínicos nem interpreta sintomas. Se o paciente descreve um problema de saúde, a conversa passa para a equipa.
- Não envia promoções sem consentimento. Lembretes de consultas marcadas não precisam de consentimento de marketing; campanhas precisam.
- Não substitui a recepção. Trata das mensagens que ficavam por responder, para a equipa se concentrar em quem está na clínica.
RGPD e Regulamento Europeu da IA
A clínica é a responsável pelos dados e a Loominary é subcontratante, com contrato de tratamento de dados. Os dados são encriptados e não são partilhados com terceiros. O Regulamento Europeu da IA pede que quem fala com um sistema de IA o saiba: por isso a Maria diz logo na primeira mensagem que é uma assistente virtual.
Instalação em 1 a 2 semanas
Começa com uma auditoria gratuita de 15 minutos. Depois configuramos a Maria com os tratamentos, seguros e horários da clínica, ligamo-la ao WhatsApp e à agenda, e acompanhamos as primeiras semanas. O atendimento não pára durante a instalação. Se também quer as chamadas atendidas, a mesma Maria atende o telefone: veja o assistente virtual para clínicas.
Por tipo de clínica
O WhatsApp de cada clínica tem perguntas diferentes
Clínicas dentárias
Dor de dentes ao sábado, avaliações para implantes, limpezas, pedidos de orçamento e faltas.
Fisioterapia
Muitas sessões por paciente, remarcações constantes e perguntas sobre seguros e acordos.
Clínicas de estética
Pedidos de preço no WhatsApp, consultas de avaliação e mensagens que chegam das campanhas.
Telefone e WhatsApp
Uma rececionista virtual que atende quando a recepção está ocupada ou fechada.
Perguntas frequentes
Perguntas sobre o assistente de WhatsApp
O assistente usa o número de WhatsApp da clínica?
Sim. Funciona com a API do WhatsApp Business e com o número da clínica, nunca com o telemóvel de um funcionário. Se hoje o WhatsApp da clínica está num número pessoal, vemos isso na auditoria, porque é o primeiro ponto a resolver.
O paciente sabe que está a falar com uma IA?
Sim. A primeira mensagem diz que a conversa é gerida pela clínica através de um sistema automático e explica como falar com a recepção.
Os lembretes por WhatsApp reduzem as faltas?
Os que pedem resposta ajudam, porque o paciente confirma ou remarca em vez de simplesmente não aparecer. Explicamos porquê em como reduzir as faltas às consultas.
Quanto custa?
Uma implementação inicial mais uma mensalidade fixa, sem custos por chamada. O valor depende do volume e dos canais (só WhatsApp, ou WhatsApp e telefone). Mostramos os números na auditoria gratuita.
Posso ver a funcionar antes de decidir?
Sim. Peça uma demonstração: falamos consigo no WhatsApp, ou o Jorge liga-lhe, e mostramos a Maria a marcar e a reagendar numa clínica de exemplo.
Quantas mensagens ficam hoje sem resposta?
Em 15 minutos olhamos para o WhatsApp e para as chamadas da sua clínica e dizemos-lhe quantas consultas isso representa.