Como imputar as faturas de fornecedores a cada obra e saber a margem antes do fecho

O que é imputar uma fatura a uma obra?

Imputar uma fatura a uma obra é registar o seu custo, sem IVA, no centro de custo dessa obra (e do lote, se houver lotes). Feito em todas as faturas de fornecedores e subempreiteiros, dá o custo acumulado de cada obra em qualquer dia do mês, e não apenas o custo total da empresa.

Há aqui uma razão fiscal, além da de gestão. O artigo 19.º do CIRC manda apurar os resultados dos contratos de construção pela percentagem de acabamento, que é "a proporção entre os gastos suportados até essa data e a soma desses gastos com os estimados para a conclusão do contrato". Ou seja, o resultado de cada obra em cada exercício sai dos gastos imputados a essa obra. Uma fatura de €20.000 lançada na obra errada muda o resultado de duas obras ao mesmo tempo.

Como se organiza a imputação por obra, passo a passo?

A imputação funciona quando cada obra tem um código antes da primeira compra, esse código segue na nota de encomenda e o fornecedor o repete na fatura. O resto são regras escritas por fornecedor e uma lista de pendentes com dono. Sem o código na origem, alguém vai passar o fim do mês a adivinhar.

1. Um código por obra e por lote, criado no dia da adjudicação. Algo curto e sem ambiguidade, como "O-2611 L3". O mesmo código aparece no orçamento, na nota de encomenda, na guia de remessa, na fatura e na folha de horas.
2. O código vai na nota de encomenda, e pede-se ao fornecedor que o repita na fatura, no campo de referência do cliente. Os fornecedores habituais fazem isto sem problema ao fim de dois ou três pedidos. Quem encomenda por telefone fica sem esta pista e acaba a imputar pela guia de remessa, quando a encontra.
3. Regras escritas por fornecedor. A central de betão que só fornece a obra de Lavadores vai sempre para lá. O fornecedor de EPI que abastece todas as obras vai para despesas gerais, salvo indicação em contrário. Regras na cabeça da pessoa do escritório desaparecem nas férias dela.
4. O local de entrega como segunda pista. Muitas faturas de materiais trazem a morada de descarga, e essa morada identifica a obra mesmo quando a referência vem em branco.
5. Uma categoria além da obra: materiais, subempreitadas, aluguer de equipamento, combustível, EPI, ferramentas. A obra diz onde se gastou, a categoria diz em quê. É a categoria que mostra que a obra derrapou nas subempreitadas e não nos materiais.
6. Uma lista "por imputar" com responsável. A fatura sem obra identificável espera nessa lista até alguém decidir. O pior sítio para ela é um centro de custo "diversos", que ninguém revê e que no fim do ano tem €40.000 lá dentro.

O que vai a cada obra e o que fica nas despesas gerais?

Vai à obra tudo o que foi comprado ou contratado para ela: materiais entregues no local, subempreitadas, aluguer de equipamento, seguros e licenças da própria obra. Ficam nas despesas gerais os custos que existiriam sem nenhuma obra em curso, como a renda do escritório, a contabilidade, o software e os seguros da empresa.

Uma opinião sobre repartir as despesas gerais pelas obras todos os meses: não o faça na margem que usa para decidir. Distribuir a renda do escritório em percentagens torna todas as obras parecidas e esconde a que está mesmo a correr mal. Olhe para a margem de cada obra só com os seus custos diretos e, à parte, veja se a soma dessas margens cobre as despesas gerais do mês.

Como se calcula a margem de uma obra sem IVA?

A margem de uma obra é o valor adjudicado sem IVA menos a soma das bases tributáveis de todas as faturas imputadas a essa obra, incluindo notas de crédito com valor negativo. O IVA fica de fora dos dois lados, porque o IVA dedutível não é custo nem receita da construtora.

O erro mais comum é comparar o contrato com IVA aos custos sem IVA, o que faz a obra parecer muito mais rentável do que é. O segundo é esquecer o IVA que não se deduz, que é custo como outro qualquer. O artigo 21.º do CIVA só deixa deduzir 50% do IVA do gasóleo das viaturas, com exceção, entre outras, das máquinas não matriculadas e dos veículos de mercadorias com mais de 3.500 kg, em que é totalmente dedutível. Os outros 50% do gasóleo da carrinha da obra entram no custo dela. Confirme com o contabilista quais destas situações se aplicam à sua empresa.

Como funciona a autoliquidação do IVA nas subempreitadas desde julho de 2026?

Pela alínea j) do n.º 1 do artigo 2.º do CIVA, o IVA de um serviço de construção civil é liquidado pela construtora que o compra, se esta tiver direito a dedução. Desde 1 de julho de 2026, a AT só aceita esta inversão com prestador titular de alvará ou certificado de empreiteiro. A fatura vem sem IVA, com a menção "IVA-autoliquidação".

A regra mudou com o Decreto-Lei n.º 97/2026, de 20 de maio, e o Ofício-Circulado n.º 25117/2026, de 24 de junho, revogou todas as orientações administrativas anteriores sobre o tema, o que inclui o Ofício-Circulado n.º 30101, de 2007, que o setor seguia há quase vinte anos. Na conferência das faturas, isto quer dizer:

• Confirme o alvará ou certificado de cada subempreiteiro no portal do IMPIC. O ofício diz que só os titulares de alvará ou certificado de empreiteiro contam como entidades habilitadas. Um pintor sem alvará fatura com IVA normal, mesmo que o trabalho seja de construção (exemplo 8 do ofício).
• Materiais comprados à parte do contrato de empreitada levam IVA, mesmo ao mesmo fornecedor (exemplo 5). Uma fatura de subempreitada com uma linha de azulejos vendidos fora do contrato pode ter os dois regimes.
• Quando o serviço de construção inclui aluguer de gruas, remoção de entulho ou fiscalização, a autoliquidação aplica-se à operação toda (ponto 20).
• Os adiantamentos também seguem a autoliquidação, no período em que são pagos (ponto 42). A fatura final abate o adiantamento, e o custo da obra não pode contar o mesmo valor duas vezes.
• Se o subempreiteiro puser IVA na fatura quando devia ser autoliquidação, esse IVA não se deduz (ponto 48). Peça a retificação antes de pagar.

Para a margem da obra, nada disto muda o número: o custo é sempre a base tributável, com ou sem autoliquidação. Muda o que o contabilista declara, e é por isso que cada fatura tem de chegar até ele com o regime de IVA certo.

O que fazer com notas de crédito e faturas que chegam duas vezes?

Uma nota de crédito vai para a mesma obra e lote da fatura que corrige, com valor negativo, e reduz o custo dessa obra. Uma fatura que chega duas vezes (por email e em papel, ou reenviada pelo fornecedor) deteta-se pelo par NIF do fornecedor e número da fatura, que nunca se repete.

A nota de crédito é onde a imputação mais falha, porque costuma chegar semanas depois e sem referência à obra, só ao número da fatura original. Se a fatura original foi imputada, a nota de crédito segue-a. Se não foi, tem dois problemas em vez de um. Quanto aos duplicados: em construção são frequentes porque a mesma fatura passa pela obra, pelo escritório e pelo email do fornecedor. Uma folha de cálculo ordenada por NIF e número apanha a maioria, desde que alguém a ordene.

Como fechar o mês com o contabilista sem andar atrás de faturas?

O fecho mensal corre bem quando todas as faturas do mês já estão imputadas antes de seguirem para o contabilista, e quando se cruza o que tem com o que os fornecedores comunicaram à AT no e-Fatura. O contabilista recebe um lote completo, com obra, categoria e regime de IVA, em vez de uma pasta para separar.

1. Os fornecedores têm de comunicar as faturas à AT até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão (artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012). A partir daí, o e-Fatura mostra as faturas emitidas ao NIF da empresa. O que está lá e não está na sua pilha é uma fatura que se perdeu na obra.
2. Retire do lote o que não é fatura: orçamentos, guias de remessa, notas de encomenda e extratos (o da Via Verde é um comprovativo de pagamento, a fatura vem de cada operadora).
3. Confirme que não sobrou nada na lista "por imputar". Se sobrou, decide-se agora, não no fecho do ano.
4. Envie o lote: uma folha com fornecedor, NIF, número, data, base, IVA, regime, obra e categoria, mais os PDFs originais.
5. Reveja a margem de cada obra com o mês fechado. É a altura certa para atualizar os custos estimados para concluir, que são os que fazem mexer a percentagem de acabamento.

Excel ou software: quando deixa de compensar fazer à mão?

Com uma ou duas obras e algumas dezenas de faturas por mês, uma folha de cálculo bem montada chega. A partir de umas cinco obras em simultâneo, a nossa estimativa é de 100 a 150 faturas de fornecedores por mês e 20 a 27 horas mensais só a abri-las, imputá-las e enviá-las ao contabilista.

As horas pesam, mas o maior problema da folha de cálculo é o atraso. A folha atualiza-se quando alguém tem tempo, e numa construtora isso costuma ser no fim do mês. Uma derrapagem de 10% numa subempreitada que se vê no dia 3 ainda se discute com o subempreiteiro. Vista no dia 30, já está paga.

Como é que o SGIF da Loominary automatiza a imputação por obra?

O SGIF para construção recebe as faturas que os fornecedores já enviam para o email da empresa, por uma regra de reencaminhamento. Lê-as com IA (NIF, número, datas, base, IVA, total e regime de IVA, incluindo a autoliquidação) e sugere a obra, o lote e a categoria a partir do lote indicado na fatura, do fornecedor e do histórico de imputações.

A pessoa do escritório vê a fatura e o documento lado a lado, confirma ou corrige a obra, e a margem dessa obra atualiza-se na hora, sem IVA dos dois lados. Rendas, seguros e custos gerais ficam numa área própria, fora das obras. As notas de crédito entram com valor negativo e os duplicados são travados à entrada pelo NIF e número. No fim do mês, o lote segue para o contabilista: um CSV com obra e categoria, mais os PDFs originais. O SGIF não integra diretamente com o programa de contabilidade, e foi de propósito: funciona com qualquer contabilista.

Funciona em várias construtoras desde o início de 2026, cada uma com várias obras em simultâneo. Os casos mais chatos vieram delas: fornecedores espanhóis com adiantamentos (o sistema já os lê), faturas que só existem num portal com login (ficam assinaladas para alguém as descarregar) e PDFs com dezenas de faturas digitalizadas de uma vez (o sistema deteta-os e pede o envio fatura a fatura). A descrição completa do sistema, incluindo onde ficam os dados e quem lhes toca, está em /sgif.